Ai sensi dell’art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
Gentile Whistleblower,
con la presente, Finstral SpA, in qualità di Titolare del trattamento, desidera informarLa che i dati personali da Lei forniti saranno trattati secondo i principi stabiliti dal Regolamento (UE) 2016/679: liceità, correttezza e trasparenza.
1. Finalità del trattamento
I dati personali da Lei inseriti sulla piattaforma ReBlowing sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni (canale interno) di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dall’Ente/Società, per tali intendendosi la violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente – interna ed esterna – e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili ai soggetti identificati dalle normativa di riferimento.
2. Base giuridica del trattamento
La base giuridica di tale trattamento è rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679 (adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento), in particolare in riferimento all’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e ulteriore normativa vigente applicabile al Titolare del trattamento.
Per le finalità indicate il conferimento dei dati è facoltativo, in quanto le segnalazioni possono essere effettuate in modo anonimo. Si specifica tuttavia che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solamente se l’oggetto della segnalazione è sufficientemente circostanziato da consentire l’instaurazione di un’istruttoria.
Inoltre, il Whistleblower è pertanto tenuto a specificare se “acconsente alla rivelazione della propria identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione”. Tale possibilità viene garantita al segnalante in fase di elaborazione della segnalazione. Qualora il segnalante decidesse di non acconsentire a tale trattamento, la segnalazione verrà condivisa (ove applicabile) solo con l’autorizzato del soggetto esterno (quale responsabile del trattamento) e con il designato interno o facilitatore. Base giuridica del trattamento: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità - art. 6 par. 1 lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679.
3. Tipologia di dati trattati
I dati da Lei forniti, al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione.
Al fine di gestire le segnalazioni, possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati:
- dati identificativi, indirizzo e altri recapiti, codice fiscale, ruolo;
- categorie particolari di dati personali;
- dati personali relativi a condanne penali e reati;
- ogni altra informazione riferita al segnalato che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione.
I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo con il Titolare del trattamento, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti, nel rispetto della normativa vigente. Le figure competenti alla verifica preliminare e gestione della segnalazione vi provvederanno nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
4. Modalità di trattamento dei dati personali
Il trattamento sarà effettuato:
- mediante l’utilizzo di sistemi manuali e elettronici;
- con l’impiego di misure organizzative e tecniche adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati;
- dalla società ReNorm, che gestisce il portale di segnalazione interna in qualità di Responsabile del trattamento, appositamente nominata ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679;
- dal personale interno debitamente autorizzato al trattamento dei dati personali (art. 29 del Regolamento (UE) 2016/679);
- da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti ai sensi di legge.
Qualora, all’esito della verifica, si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto segnalato, il Responsabile del trattamento provvederà a trasmettere l’esito dell’accertamento al soggetto competente individuato fra i seguenti a seconda delle necessità concrete, per approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza:
- al Direttore/Direttrice nonché al Responsabile dell’unità organizzativa di appartenenza dell’autore della violazione, affinché sia espletato, ove ne ricorrano i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;
- agli organi e alle strutture competenti dell’Ente affinché adottino gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni ritenuti necessari, anche a tutela dell’Ente stesso;
- all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC;
- ad ogni altro soggetto previsto dalla normativa vigente di riferimento.
5. Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali raccolti per le finalità di cui sopra saranno conservati per 5 anni ovvero il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione.
6. Comunicazione dei dati a terzi
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, se del caso, all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC nonché a studi legali e di consulenza del lavoro e/o in materia di trasparenza e anticorruzione.
7. Diffusione dei dati
I Suoi dati personali non verranno in alcun modo diffusi, o trasferiti o comunicati verso a Paesi terzi al di fuori dell’UE.
8. Diritti dell’interessato (artt. 15-22 Regolamento (UE) 20167679)
I diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 2 undecies lett. f) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. L’art. 2 undecies, rubricato “Limitazioni ai diritti dell’interessato” stabilisce che i diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 agli artt. 15-22 non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla “riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, ovvero che segnala violazioni ai sensi degli articoli 52-bis e 52-ter del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, o degli articoli 4-undecies e 4-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.” (Disposizione introdotta nel Codice Privacy dallo stesso decreto 24/2023 e che ha efficacia a decorrere dal 15 luglio 2023).
Qualora ritenga che i suoi diritti sono stati violati, Lei ha la facoltà e il diritto di esporre reclamo all’Autorità Garante per la tutela dei Dati Personali: www.garanteprivacy.it
Titolare del trattamento
Finstral SpA, P.IVA IT00122260219, con sede a 39054 Auna di Sotto/Renon (BZ), Via Gasters 1
T.: 0471 296611
E-mail: privacy@finstral.com
Responsabile della Protezione dei Dati Personali – Data Protection Officer (DPO)
Dati di contatto: dpo@finstral.com
